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Verbuchen von Privatanteil Dienst-PKW Leasing

| Preis: 97 € | Gewinn- und Verlustrechnung
Beantwortet von Steuerberater Knut Christiansen

Sehr geehrte Damen und Herren,

Folgende Ausgangsbasis. Ich als Freiberufler habe vor kurzem (meinen ersten) als dienstlich zu nutzenden Leasing-PKW (dienstliche Nutzung >50% und Fahrtenbuch) angeschafft. Anbei zur einfachen Rechnung mit Beispielwerten netto:
- monatliche Leasingrate inkl. Wartung: €1.000
- jährliche Steuer €300
- jährliche Versicherung €700
- jährlicher Reifenverschleiß anfallend in bestimmten Monaten
- Tanken regelmäßig mit unterschiedlichen Werten jedes Monat

Die Buchungen dafür sind kein Problem für mich. Nur die Privatentnahme

Was mir nicht ganz klar ist, wie ich die monatliche Privatentnahme kalkuliere und buche, weil ich doch (da Fahrtenbuch) fluktuierende Parameter habe. Was ändert sich pro Monat:
- Anzahl der gefahrenen Kilometer insgesamt
- Anzahl der gefahrenen Kilometer privat
- Höhe der Kosten pro Monat (es können ja zufälligerweise mehr Tankrechnungen zusammenkommen am Monatsanfang und Ende. Auch Reifenrechnungen kommen unterjährig)

Theoretisch könnte ich ja eine angenommene Hochrechnung machen übers Jahr und komme z.B. auf €0,41/km bei einer gewissen Laufleistung und dadurch könnte man am Monatsende einfach die privaten km mit diesem Wert multiplizieren. Und Ende Dezember wenn alle Kosten vorliegen könnte man eine Korrekturbuchung vornehmen.

Ach ja, und dann habe ich noch gelesen, dass bei den Privatkilometern nur bei 80% der km Umsatzsteuer angesetzt wird und nicht 100%.

Als Bild angehängt habe ich in Wiso Geld eine Buchungsvorlage gefunden, weiss aber nicht, ob das nun die richtige ist.

Meine Erwartung an eine korrekte Beantwortung der Frage wäre:
- wie berechne ich korrekt die monatliche und jährlichen Kosten des Dienst-PKWs
- wie leite ich davon monatlich und jährlich den zu verbuchenden Privatanteil ab
- Berücksichtigung der korrekten Berechnung der Mehrwertsteuer
- wird monatlich pauschaliert und am Ende des Jahres korrigiert oder wird jedes Monat korrekt berechnet?
- Darstellung der korrekten Buchungssätze für die monatliche und falls notwendig korrigierende Jahresbuchung des Privatanteils

Noch eine weitere Klärungsfrage hierzu. Im Internet ist zu lesen, dass die Fahrt zum Arbeitsplatz wie bei Arbeitnehmern zu €0,3 zu buchen ist und nicht zu den realen Kosten. Betrifft dies die Fahrt zum eigenen Büro (falls dies außerhalb des eigenen Hauses liegt) oder zu den Einsatzstätten der wechselnden Mandate (in meinem Falle Interims-GF und Vorstandsmandate)? Falls ja, dies bitte bei der Benennung der Buchung der Privatentnahme berücksichtigen und welche weitere Buchungen.

Ich bitte um eine sehr umfassende Beantwortung mit einer detaillierten Handlungsbeschreibung. Daher habe ich die Preisempfehlung nach oben gesetzt.

Sollten Ihnen noch Angaben fehlen vor Beantwortung der Frage, können Sie sie mir gerne vorab stellen, damit Sie sich bei der Beantwortung nicht in eine falsche Richtung orientieren. Wir könnten auch telefonieren.

Mit freundlichen Grüssen, Dr. D.

Guten Tag und vielen Dank für die Nutzung von yourXpert. Ihre Fragen möchte ich Ihnen gerne im Rahmen einer Erstberatung beantworten.

Grundsätzlich sind private Fahrten mit betrieblich Fahrzeugen dem Gewinn wieder hinzuzurechnen. Dieses geschieht entweder über die Fahrtenbuchmethode oder die sogenannte 1%-Regelung, die allerdings nur angewendet werden darf, wenn die betriebliche Nutzung über 50% liegt. Dieses wäre ggfs. anhand eines repräsentativen Zeitraums von mind. 3 Monaten nachzuweisen, indem man für diesen Zeitraum ein Fahrtenbuch führt. 

Theoretisch kann man auch ganzjährig ein Fahrtenbuch führen und am Jahresende eine Günstigerprüfung vornehmen. D.h., wenn die 1%-Regelung günstiger wäre, könnte man auch diese anwenden. Da Sie aber konkret nach der Fahrtenbuchmethode fragen, konzentriere ich mich bei der Beantwortung auf diese Methode.

Wie Sie erkannt haben wäre es relativ aufwendig, die Kosten jeden Monat einzeln zu ermitteln um dann den privaten Anteil zu ermitteln. Das ist zwar grundsätzlich möglich, aber meist nicht praktikabel.  Daher bietet es sich in der Praxis an, die Kosten mit und ohne Umsatzsteuer pro Jahr sowie den privaten Nutzungsanteil zu schätzen. Somit würde man monatlich im Rahmen der Verbuchung erst einmal eine vorläufige Privatnutzung buchen. Am Jahresende würde man dann den tatsächlichen ANteil sowie die tatsächlichen Kosten ermitteln und dann eine Korrekturbuchung vornehmen.

Beispiel:
Sie schätzen die Kosten mit Umsatzsteuer auf insgesamt netto 20.000 EUR p.a. und den Privatanteil schätzen Sie auf 20%. Dann buchen Sie jeden Monat 4000 EUR/12 Monate = 333,33 EUR als Privatanteil (umsatzsteuerpflichtig 19%). Brutto wären es dann 396,67 EUR. Der Buchungssatz würde 1880 an 8921 lauten (Unentgeltliche Wertabgaben an Private Kfz-Nutzung 19%)

Für die nicht mit Umsatzsteuer belasteten Kosten (insbesondere Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung) verfahren Sie genauso, mit dem Unterschied, dass keine Umsatzsteuer darauf zu zahlen wäre (da Sie ja auch keinen Vorsteuerabzug hatten). Buchungssatz wäre 1880/ 8924 Beispiel: Kosten p.a. 2.000 EUR. Buchung: 400 EUR per 1880/8924 bzw. mtl. 33,33 EUR 1880/8924

Stellt sich am Jahresende heraus, dass die Privatanteile höher oder geringer sind, wären die Beträge entsprechend anzupassen.

Die Fahrten zum eigenen Büro sind grundsätzlich betrieblich und können auch abgesetzt werden. Allerdings max. in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 EUR pro KM. Das heißt, betragen die Fahrten Wohnung-Büro z.B. 10%. So wären 10% von 22.000 EUR = 2200 EUR dem Gewinn hinzuzurechnen. Es dürfen aber diese Fahrten wie folgt berücksichtigt werden: Fahrten Wohnung-Büro 4.000km p.a. --> 4.000 Km x 0,30 EUR/KM = 1.200 EUR. Sie müssten daher wie folgt buchen:

1.000 Euro per 4679/4680 (nicht abziehbarer Anteil: 2.200 Euro minus 1.200 Euro= 1.000 Euro). Unter dem Strich werden damit die Betriebsausgabe  um 1.000 Euro gekürzt.


Die Fahrten zu den EInsatzstätten der Mandanten stellen abzugsfähige Betriebsausgaben dar und sind nicht zu korrigieren.

Die UNterteilung in 80%/20% bzgl. der Vorsteuer betrifft die 1%-Regelung. Hier wird pauschal unterstellt, dass 20% der Gesamtkosten nicht mit Vorsteuer belegt sind. Im Rahmen der Fahrtenbuchmethode werden die Kosten aber genau ermittelt und der Privatanteil entsprechend genau berechnet.

Ich hoffe Ihre Fragen damit beantortet zu haben, sonst stellen Sie gerne kostenfreie Rückfragen ein.

Mit freundlichen Grüßen

Knut Christiansen
Steuerberater

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Sehr geehrter Herr Christiansen,

herzlichen Dank. Da bleibt keine Frage offen.

Mit freundlichen Grüssen, Dr. D. verifiziert

Antwort des Experten: Gern geschehen!


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