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Gewerbliche Nebenkostenabrechnung prüfen

Gewerbliche Nebenkostenabrechnung

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Gewerbliche Nebenkostenabrechnung prüfenNK-Abrechr. prüfen Prüfung + Brief an Vermieter
Prüfung aller formellen Anforderungen des Gesetzgebers an die Abrechnung
Prüfung auf rechnerische Richtigkeit der Abrechnung
Prüfung der Umlageschlüssel und deren Anwendung
Prüfung der Umlegbarkeit der Kostenpositionen im Abgleich mit dem Mietvertrag
Prüfung der Vorauszahlungen und deren korrekte Berücksichtigung
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Ratgeber: Probleme der Nebenkostenabrechnung im Gewerbemietverhältnis

(Lesezeit: Ca. 6 Minuten)

Das Wichtigste in Kürze:

  • Eine Nebenkostenumlage muss vertraglich festgelegt werden, sonst ist keine geschuldet.
  • Die vertraglichen Vereinbarungen unterliegen dem Transparenzgebot und Bestimmtheitsgrundsatz: Der Mieter muss erkennen können, welche Nebenkosten umgelegt werden. 
  • Im gewerblichen Mietverhältnis bestehen weitaus weniger Begrenzungen der Umlagefähigkeit als bei Wohnraummiete.
  • Die Ausschlussfrist für die Nebenkostenabrechnung aus dem Wohnraummietverhältnis gilt nicht im gewerblichen Mietverhältnis.
  • Der Mieter hat ein Druckmittel, um den Vermieter zur Abrechnung zu bewegen: Das Zurückbehaltungsrecht.

Inhaltsverzeichnis:

1. Nebenkostenabrechnungen bei Gewerbemietverträgen

2. Fristen

3. Inhaltliche Prüfung

a) Grundsätzliches

b) Prüfung der Heizkostenabrechnung

c) Grundsteuern und Versicherung

4. Handlungsmöglichkeiten des Mieters

1. Nebenkostenabrechnung bei Gewerbemietverträgen

Im Gegensatz zu typischen Wohnmietverträgen wird bei solchen Mietverträgen, die zur gewerblichen Nutzung abgeschlossen werden, vom Gesetzgeber nicht von einer schwächeren und einer stärkeren Partei ausgegangen. Im Wohnraummietrecht ist der Mieter typischerweise bereits wissensmäßig benachteiligt - er muss daher (im Auge des Gesetzgebers) stärker geschützt werden. Damit sind stärkere Regeln bezüglich der Rechte des Mieters, Ausschlussfristen und Auskunftsansprüche verbunden - und vor allem: Nur begrenzt umlagefähige Betriebskosten.

Gerade dieser letzte Punkt ist aber entscheidend in der Abgrenzung der gewerblichen Miete und der Wohnraummiete. Denn bei gewerblichen Mietverträgen wird vom Gesetzgeber davon ausgegangen, dass sich gleichberechtigte Parteien gegenüberstehen - zwei Unternehmer, die beide gleich schutzbedürftig sind. Dass dieser Umstand meist eher die Ausnahme als die Regel ist, ist zwar Gegenstand einer rechtspolitischen Diskussion, hier allerdings unangebracht.

Durch die Annahme des Gesetzgebers ergeben sich einige Änderungen, besonders im Bezug auf die Nebenkostenabrechnung. So sind mehr Posten umlagefähig und die Fristen verändern sich. Allerdings ist auch der gewerbliche Mieter seinem Vermieter keinesfalls schutzlos ausgeliefert. Dazu aber mehr unter Punkt 4.

Bezüglich der Nebenkostenabrechnung im Ganzen ergeben sich folgende Punkte:

- Um Nebenkosten überhaupt umlegen zu können, muss im Mietvertrag eine Vereinbarung zu diesen Nebenkosten vorliegen. Ansonsten ist es dem Vermieter nicht erlaubt, die Nebenkosten umzulegen bzw. eine monatliche Vorauszahlung zu verlangen.

- Es sind zwei Wege möglich, die Nebenkosten wirksam zu vereinbaren: Entweder verweist der Vermieter pauschal auf § 2  Betriebskostenverordnung (BetrKV), womit fast sämtliche dort angegebenen Posten automatisch umgelegt werden. Oder der Vermieter listet die einzelnen umgelegten Posten im Detail auf.

- Die in der BetrKV aufgezählten Posten beziehen sich allerdings nur auf die Wohnraummiete. Will der Vermieter weitere Kosten umlegen (im Sinne der Nr. 17. des § 2 BetrKV "sonstige Kosten"), muss er diese auf jeden Fall detaillierter angeben. Hier greifen zwei wichtige Grundsätze: Der Bestimmtheitsgrundsatz und das Transparenzgebot. Einfach gesagt: Die weiteren Posten müssen so bestimmt angegeben werden, dass der Mieter erkennen kann, was genau abgerechnet wird und gleichzeitig so transparent sein, dass der Mieter sie nachvollziehen und kalkulieren kann. Ein einfacher Verweis auf die "sonstigen Kosten" im Sinne der BetrKV reicht nicht aus.

Beachtet der Vermieter diese Punkte, so sind die von ihm angegebenen Nebenkosten im Grunde umlagefähig. Dann muss der Vermieter auch eine Nebenkostenabrechnung stellen.

2. Fristen

Es geht hier um zweierlei Fristen: Zunächst einmal die Frage nach der Frist bis zur Nebenkostenabrechnung, zum anderen nach dem Anspruch, bis wann der Vermieter diese noch einfordern darf.

Bezüglich der Nebenkostenabrechnung besteht, anders als im Wohnraummietverhältnis, keine Ausschlussfrist. Zwar wurde inzwischen auch im gewerblichen Mietverhältnis die 12-Monats-Frist, welche im Wohnraummietverhältnis gilt, zur Stellung der Abrechnung als "angemessen" anerkannt, allerdings entfällt bei Überschreiten dieser Frist nicht der Anspruch auf Nachzahlungen. Das bedeutet, der Vermieter kann auch noch nach dem Ende der 12 Monate die Abrechnung stellen und etwaige Nachzahlungen verlangen.

Die zweite Frage ist entsprechend auch schon fast beantwortet: Die Frist für den Vermieter, etwaige Nachzahlungen zu fordern, ist die gesetzliche 3-Jahres-Frist.

3. Inhaltliche Prüfung

a) Grundsätzliches

Um eine Nebenkostenabrechnung effektiv überprüfen zu können, benötigt der Mieter Erfahrung und Überblick. Die Hilfe eines Experten zeigt häufige Schwachstellen solcher Berechnungen auf. Die praktische Kenntnis des Mietraumumfelds kann allerdings auch eine wichtige Rolle spielen. Bei größeren Gebäudeanlagen werden manchmal mehrere Gebäude eines Vermieters verwaltet. Falls nicht in allen Gebäuden der gleiche Standard herrscht, muss dies bei der Abrechnung beachtet werden. Fahrstuhlkosten dürfen beispielsweise nur dann umgelegt werden, wenn in dem Gebäude, in dem die eigene Wohnung gelegen ist, ein Fahrstuhl vorhanden ist. Dasselbe gilt für die Kosten der Gartenpflege. Eine Kostenumlage für den Hausmeister setzt voraus, dass ein solcher im Bedarfsfall angesprochen werden kann. Es ist nicht notwendig, dass seine Dienste in der Abrechnungsperiode von jedem Mieter in Anspruch genommen worden sind. Anders ist es, wenn Kosten der Ungezieferbeseitigung in der Nebenkostenabrechnung mit aufgeführt werden. Hier ist der konkrete Befall des eigenen Mietkomplexes mit Ungeziefer Voraussetzung. Die im Einzelnen aufzuführenden Maßnahmen müssen konkret durchgeführt worden sein. Zur Prüfung steht dem Mieter ein Recht auf Belegeinsicht zu. Der Vermieter oder die von ihm beauftragte Hausverwaltung müssen die Einsichtnahme in Verträge, Rechnungen und Steuerunterlagen nicht nur dem Mieter selbst, sondern auch einem von ihm mitgebrachten Fachmann gestatten.

b) Prüfung der Heizkostenabrechnung

Auch in gewerblichen Mietverhältnissen sind die Kosten von Zentralheizung und Warmwasserversorgung meist große Posten. Für deren Abrechnung gelten genau wie im Wohnraummietverhältnis auch bei gewerblicher Miete die Vorschriften der Heizkostenverordnung (HeizKVO). Auf der Abrechnung werden die Anteile als Verbrauchskostenanteil und als Grundkostenanteil ausgewiesen. Die Heizkostenverordnung sieht vor, dass mindestens 50 % der umgelegten Kosten als Verbrauchskosten berechnet werden müssen.

Hält der Abrechnungsmaßstab der Überprüfung stand, widmet sich der Prüfexperte den Wertangaben. Die Heizkosten setzen sich aus dem Brennstoffverbrauch und den speziellen, mit dem Betrieb einer Zentralheizung und eines Warmwasserbereiters verbundenen Kosten zusammen. Hier gelten aufgrund der Heizkostenverordnung teilweise Sonderregelungen. Im Bereich von Heizung und Warmwasser dürfen beispielsweise die Kosten für das Ablesen von Verbrauchsmessanlagen und für das Erstellen von Abrechnungen, die eine Drittfirma geltend macht, vollständig auf den Mieter umgelegt werden. Hinzu kommen Kosten für speziell von der Heizungsanlage und vom Warmwasserbereiter verbrauchten Strom, für Wartung, Säuberung und Reparaturen.

c) Grundsteuern und Versicherungen

Wenn der Mietvertrag eine entsprechende Klausel enthält, können öffentliche Lasten als Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Die bekannteste „öffentliche Last“ ist die jährlich fällige Grundsteuer. Im Zusammenhang mit der Grundsteuerumlage gibt es in der Praxis zwei wiederkehrende Problemstellungen: Zum Einen können die Grundsteuern von der Gemeinde nachträglich erhöht werden. Die Umlage der Differenz für bereits abgerechnete Jahre stößt auf Schwierigkeiten, weil die Nebenkostenabrechnung nur solche Positionen enthalten darf, die in der aktuellen Abrechnungsperiode entstanden sind. Vermieter müssen, wenn eine nachträgliche Grundsteuererhöhung zu erwarten ist, einen ausdrücklichen Vorbehalt der späteren Nachforderung in ihre Abrechnung aufnehmen.

Der zweite praktische Prüfpunkt bei der Umlage von Grundsteuern betrifft die Nutzung des Gebäudes. Sind außer Gewerbeeinheiten auch Wohneinheiten vorhanden, steigert die gewerbliche Nutzung den Ertragswert, was zur Erhöhung der Grundsteuer führt. Ein Mietrechtsexperte kann darüber beraten, ob hier ordnungsgemäß abgerechnet wurde. Weitere umlagefähige öffentliche Lasten können Beiträge zum Wasser- und Bodenverband sein. Anlieger- und Erschließungsgebühren gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung.

Umlagefähig sind neben Grundsteuern auch Versicherungsbeiträge für eine Gebäudeversicherung und eine Haftpflichtversicherung für Immobilieneigentümer. Ist eine Ölheizung vorhanden, ist auch eine Versicherung für den Öltank auf die Mieter umlegbar. Bei einer ausführlichen Überprüfung ist darauf zu achten, dass der Vermieter keine Rechtsschutzversicherungsbeiträge und keine Privatversicherungen mit berechnet.

4. Handlungsmöglichkeiten

Eine wichtige Frage ist, welche Möglichkeiten man als gewerblicher Mieter hat. Geht es dabei darum, dass der Vermieter keine Abrechnung vorlegt, gibt es das so genannte Zurückbehaltungsrecht. Das Zurückbehaltungsrecht ist ein effektives Druckmittel, welches aber zwei Voraussetzungen unterliegt:

- Es muss die oben beschriebene Jahresfrist abgelaufensein. Das heißt, der Vermieter hat nach einem Jahr immer noch keine Abrechnung über die Nebenkosten erstellt.

- Die zurückbehaltenen Nebenkostenvorauszahlungen dürfen in Summe nicht höher sein als die Summe der Nebenkosten, über die noch keine Abrechnung gestellt wurde.

Liegen diese Voraussetzungen vor, ist es dem Mieter erlaubt, die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen zurückzuhalten, um Druck auf den Vermieter auszulösen, damit dieser die Abrechnung stellt.

Geht es nun aber darum, dass die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft scheint, muss zwischen formeller und materieller Abrechnungsfehler unterschieden werden.

- Ist die Nebenkostenabrechnung formell fehlerhaft, darf der Mieter sein Zurückbehaltungsrecht geltend machen und eine neue Abrechnung verlangen.

- Ist die Nebenkostenabrechnung formell einwandfrei, beinhaltet aber materielle Fehler, kommt es darauf an, ob diese einfache, leicht korrigierbare Fehler (bspw. Zahlendreher) oder schwerwiegende Mängel sind. Erstere berechtigen nicht zur Neuabrechnung oder zur Zurückbehaltung, im Gegenteil: Der Mieter bleibt zur Zahlung verpflichtet. Bei letzterem ist der Mieter berechtigt, eine Nachzahlung zu verweigern und eine neue Abrechnung zu verlangen.

Zumal die Grenzen zwischen den beschriebenen Mängelarten häufig fließend sind, ist eine rechtlich sichere Einschätzung nahezu unerlässlich. Daher sollten Sie Ihre gewerbliche Nebenkostenabrechnung jetzt von einem der zertifizierten Anwälte bei yourXpert prüfen lassen.

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Häufige Fragen

Weshalb macht es Sinn meine gewerbliche Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen?

Studien zufolge ist fast jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Häufig missachten Vermieter die vom Gesetzgeber gestellten Anforderungen an eine solche Abrechnung. Formelle und materielle Abrechnungsmängel führen dazu, dass Sie als Mieter mit zu hohen und ungerechtfertigten Nachzahlungsbeträgen konfrontiert werden.

Durch eine rechtssichere Prüfung der gewerblichen Nebenkostenabrechnung können Sie möglicherweise erwirken, dass Sie den Nachzahlungsbetrag deutlich kürzen können, ggf. keine Nachzahlung leisten müssen oder sogar zu viel gezahlte Nebenkosten zurückfordern können.

Bei einer Prüfung auf yourXpert erhalten Sie neben der Prüfung und dem Auflisten der Abrechnungsfehler auch Handlungsempfehlungen sowie falls gewünscht ein vom Rechtsanwalt vorformuliertes Schreiben, welches Sie dann an Ihren Vermieter senden können.

Durch wen wird die Überprüfung meiner gewerblichen Nebenkostenabrechnung vorgenommen?

Ihre gewerbliche Nebenkostenabrechnung wird von zertifizierten Rechtsanwälten des ZDF-WISO Testsiegers yourXpert vorgenommen. Sie können alle Anwaltsprofile und deren Qualifikationen hier einsehen.

Welche Leistungen enthält die Prüfung meiner gewerblichen Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung-Prüfung enthält folgende Leistungen:

  • Prüfung aller formellen Anforderungen des Gesetzgebers an die Abrechnung. 
Ihr Rechtsanwalt überprüft, ob die Abrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, so z.B. die Einhaltung der Abrechnungsfrist, korrekte Auflistung und Aufteilung der einzelnen Nebenkostenpositionen, Abrechnungszeitraum etc.
     
  • Prüfung auf rechnerische Richtigkeit der Abrechnung.
    Ihr Rechtsanwalt überprüft, ob die Abrechnung rechnerisch korrekt durchgeführt wurde. So. z.B. die korrekte prozentuale Aufteilung bei Teilabrechnungen.
     
  • Prüfung der Umlageschlüssel und deren Anwendung.
    Ihr Rechtsanwalt überprüft die Richtigkeit der angewandten Umlageschlüssel und gleicht diese mit den im Mietvertrag festgelegten Verteilerschlüsseln ab.
     
  • Prüfung der Umlegbarkeit der Kostenpositionen im Abgleich mit dem Mietvertrag
Ihr Rechtsanwalt überprüft die einzelnen Nebenkostenpositionen und deren Umlegbarkeit unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtssprechung. Es wird überprüft, ob die Nebenkostenbeträge in der Abrechnung korrekt aufgelistet sind.
     
  • Prüfung der Vorauszahlungen und deren korrekte Berücksichtigung
     
  • Ausführlicher und verständlicher Ergebnisbericht zur Prüfung Ihrer Abrechnung.
    Am Ende der Prüfung erhalten Sie einen umfassenden aber verständlichen Ergebnisbericht mit Hilfe dessen Sie Ihrem Vermieter ggf. vorhandene Abrechnungsmängel nachweisen können. Falls gewünscht erhalten Sie zudem ein vorformuliertes Schreiben eines Anwalts an Ihren Vermieter, sodass Sie ihm gegenüber rechtssicher auftreten können.
     
  • Sie haben zudem die Möglichkeit Ihrem Anwalt kostenlos Nachfragen zu stellen. So haben Sie auch nach der Prüfung Ihrer gewerblichen Nebenkostenabrechnung noch die Möglichkeit, offene Fragen zu klären.

Welche Unterlagen werden zur Prüfung benötigt und wie kann ich sie übermitteln?

Für die Prüfung wird Ihre aktuelle gewerbliche Nebenkostenabrechnung sowie Ihr Mietvertrag benötigt + ggf. vorliegende Abrechnungsbelege Ihres Vermieters. Die Übermittlung der Unterlagen funktioniert absolut sicher (SSL-verschlüsselt) und völlig unkompliziert über die Upload-Funktion. Hier können Sie Ihre Unterlagen ganz einfach hochladen, so dass Ihr Anwalt diese direkt einsehen kann.

Was kostet die Prüfung meiner gewerblichen Nebenkostenabrechnung?

  • Prüfung gewerbliche Nebenkostenabrechnung + Schreiben an Vermieter: 169,00 € zzgl. MwSt.
  • Ab einer Fläche von 300m² erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

In manchen Fällen überschreitet eine Anfrage, z.B. aufgrund ihres Umfangs, den Wert des hier angegebenen Festpreises. Dann ist es dem Experten vorbehalten, Ihnen einen neuen Preis vorzuschlagen. Selbstverständlich liegt die Entscheidung, ob Sie das neue Angebot annehmen möchten, bei Ihnen.

zzgl. 2,00 € Einstellgebühr, inkl. MwSt.

Wann kann ich mit einem Prüfbericht rechnen?

Garantiertes Prüfergebnis innerhalb 24h!

Wer kann meine Anfrage bzw. meine Dokumente lesen? Wird meine Anfrage öffentlich sichtbar sein?

 Lediglich Sie und Ihr Anwalt können die Dokumente lesen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist Ihre Anfrage zu keiner Zeit öffentlich einsehbar.

Welche Zahlungsmöglichkeiten habe ich?

Auf yourXpert stehen Ihnen alle relevanten Zahlungsweisen zur Verfügung, u.a.:

  • Paypal
  • Sofort
  • Kreditkarte (VISA, MasterCard)
  • Vorkasse

Übernimmt meine Rechtsschutzversicherung die Kosten für meine Beratung?

Welche Leistungen von Ihrer Versicherung abgedeckt werden, entnehmen Sie am besten Ihrer Police oder erfragen sie bei Ihrer Versicherung. Hier finden Sie weitere Informationen zur Kostenübernahme durch Ihre Versicherung.

Wie gehe ich nach Erhalt des Prüfungsberichts vor?

Mit den aus dem Prüfungsbericht ersichtlichen Abrechnungsmängeln sollten Sie sich an Ihren Vermieter wenden. Sie erhalten von uns konkrete Handlungsempfehlungen und falls gewünscht ein Schreiben, welches die strittigen Positionen erläutert und Ihnen ein rechtssicheres Auftreten gegenüber Ihrem Vermieter ermöglicht.

Was tun, wenn meine Mietfläche größer als 300m² ist?

Wenn Ihre Mietfläche mehr als 300m² beträgt, können Sie ein kostenloses und unverbindliches Angebot einholen, um die gewerbliche Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen.
Nach einer Vorabprüfung wird Ihnen Ihr Anwalt einen individuellen und fairen Preisvorschlag machen, der genau auf Ihre Abrechnung zugeschnitten ist.

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