Personalakten bei Firmenübernahme
Beantwortet von Fachanwältin für Arbeitsrecht Katrin Muno
Fragestellung
Hallo,
unsere Firma wurde vor eineinhalb Jahren übernommen.
Die neue Firmenleitung möchte nun Zugriff auf alle Personalakten von Mitarbeitern, die im Unternehmen gearbeitet haben und schon vor der Übernahme wieder ausgeschieden sind. Ist dies zulässig?
Viele Grüße
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Antwort von Fachanwältin für Arbeitsrecht Katrin Muno
Sehr geehrte*r Ratsuchende*r,
vielen Dank für Ihre Anfrage.
In § 613a BGB heißt es insoweit: "Geht ein Betrieb oder Bétriebsteil durch Rechtsgeschäft auf einen anderen Inhaber über, so tritt dieser in die Rechte und Pflichten aus dem im Zeitpunkt des Übergangs bestehenden Arbeitsverhältnissen ein."
Damit tritt der Betriebserwerber als neuer Arbeitgeber in die bestehenden Arbeitsverhältnisse ein. Dem neuen Eigentümer steht dann ein Anspruch auf Herausgabe der Personalakten für die bestehenden Arbeitsverhältnisse zu.
Für die bestehenden Arbeitsverhältnisse kann es demnach offen bleiben, ob der Übernehmer des Betriebs Eigentum an den Personalunterlagen erwirbt. Sein Herausgabeanspruch ergibt sich jedenfalls aus §§ 412, 402 BGB. Der Betriebsübernehmer bedarf sämtlicher Personalunterlagen, um seine Rechte aus den übergegangenen Arbeitsverhältnissen geltend zu machen. Zu diesen Rechten gehört auch das arbeitsrechtliche Direktionsrecht des Arbeitgebers. Durch die Übergabe der Arbeitsverträge wird er in die Lage versetzt, die Arbeitsleistung einzufordern. Durch die Übergabe von Zeugnissen, Lebensläufen, Beurteilungen, Weiterbildungsurkunden, Gesundheitsattesten, Schriftwechsel usw. wird es ihm ermöglicht, sein Direktionsrecht ordnungsgemäß auszuüben und den jeweiligen Arbeitnehmer nach Ausbildungsstand, Fähigkeit, Eignung, Werdegang, Leistungen und gesundheitlicher Belastbarkeit zu beurteilen und einzusetzen. Hierzu bedarf er der Personalakten, so dass diese nach § 402 BGB an ihn herauszugeben sind.
Dies betrifft aber nach dem Wortlaut und dem zuvor genannten Sinn und Zweck des § 613 a BGB eben nur die zum Zeitpunkt des Betriebsübergangs noch bestehenden Arbeitsverhältnisse und nicht die Personalakten der bereits vor dem Betriebsübergang ausgeschiedenen Arbeitnehmern. Folglich kann die neue Firmenleitung nicht die Herausgabe der bereits vor dem Betriebsübergang ausgeschiedenen Arbeitnehmern verlangen.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung und verbleibe mit herzlichen Grüßen
Katrin Muno
Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht
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Katrin Muno
Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht