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How to issue bill and manage taxes after privately generated income?

| Preis: 40 € | Existenzgründung
Beantwortet von Steuerberater Knut Christiansen

Dear Mr. Christiansen,
this is Mr. B. K.
I have my first client, to whom I have to issue a bill but I´m not registered yet, as a freelancer/freiberufler/self employed / etc.. I live in Berlin, am a Hungarian ciziten, I´m an e-learning designer and trainer in the topic of e-learning, interactive content creation, digital storytelling.

This covers a lot but the basic service that I offer is:
1) designing e-learning platform or digital training/online courses for clients (be it a private person or organisation)
2) Giving "Präsenz or Online" training, workshops, either public trainings, or exlusive in-house trainings. These are typically one day trainings (maximum 8 hours but rather 2-4-6 hours in practice) but can also differ (like a series, 4x4 hours workshop within 4 weeks for instance), depending on client´s desire. On the bill it would state for instance "one day workshop ... (exact topic)"

At the moment but also long term, I´m an employee at a private university in Berlin, (as an e-learning designer), on an 80% employment base, 4 days a week.

Products, services that can generate me income:
- On site (präsenz) or online trainings, workshop
- E-Learning design projects (similar like a graphic design, presentation design, video design, etc project)
- Digital products (online courses, e-books, online coaching, template download, etc)

Goal: I intend to keep my employee job (my additional income generating activity is already communicated and confirmed by my employer) for long term but I want to run my own side hustle. Also, my goal is to generate by my self activity at least that much monthly income, which my monthly salary is at the moment. How to do this taxwise, legally properly? What actions are to do?

Please write step by step, what are my to do´s, please be specific (taxwise, legalwise), based on the situation that I discribed. How can I issue bills and generate income on my own, while I´m an employee in Berlin?

You can reply in German if that´s easier.

Kindly looking forward to hear back from you.

Regards,
Mr. K.


Guten Tag Mr. K.

auf Deutsch ist es für mich einfacher zu schreiben, ich hoffe das ist für Sie in Ordnung.

Gerne  stelle ich Ihnen die Schritte vor, die Sie vornehmen müssen um sich selbständig zu melden und um Rechnungen an Ihre Kunden schreiben zu können.

1. Als erstes melden Sie bitte eine selbständige Tätigkeit bei dem für Sie zuständigen Finanzamt an. Es gibt dafür einen Fragebogen der heißt: "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung". Diesen können Sie online ausfüllen, ausdrucken und dann unterschrieben zum Finanzamt geben (https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=5683A9B338287D29DC70)

Auf diesem Fragebogen müssen Sie angeben wer Sie sind und welche Einkünfte Sie künftig erzielen werden. Sollten Sie beim Ausfüllen bestimmter Punkte Probleme haben, dürfen Sie sich gerne an mich wenden. Auf jeden Fall sollten Sie in diesem Fragebogen ankreuzen, dass Sie eine USt-ID-Nummer beantragen, wenn SIe auch Kunden außerhalb von Deutschland in der EU haben. 

2. Sie erhalten dann nach einiger Zeit (es hängt etwas vom Finanzamt ab, wie lange es dauert) dann eine Steuernummer für Ihre selbständige Tätigkeit zugeteilt. Diese Steuernummer verwenden Sie dann auf Ihren Rechnungen und zur Abgabe Ihrer Steuererklärung.

3. Sollte Ihr Umsatz im Kalenderjahr (voraussichtlich) mehr als 22.000 EUR betragen, so müssten Sie auch Umsatzsteuer von derzeit noch 16% (ab 1.1.2021 wieder 19%) ausweisen und an das FInanzamt abführen. Diese Umsatzsteuer müssen Sie mittels "Umsatzsteuervoranmeldung" an das Finanzamt übermitteln. Dieses erfolgt über die Schnittstelle/Programm "Elster.de". Sie müssen sich hier registrieren, damit Sie die Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch abgeben können. 

Wenn Sie IHre Tätigkeit erst im Laufe des Jahres beginnen, wird der Umsatz von 22.000 EUR durch 12 geteilt. Sie dürfen hochgerechnet nicht über 22.000 EUR Umatz kommen. 

Sollte Ihr Umsatz kleiner als 22.000 EUR sein, so können SIe auch die "Kleinunternehmerregelung" in Anspruch nehmen. In dem Fall müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen, dürfen diese aber auch nicht in Ihren Rechnungen ausweisen. 

4. EInmal im Jahr müssen Sie dann Ihre EInkommensteuererklärung abgeben. Für die selbständige Tätigkeit ist dann die "Anlage S" und die "Anlage EÜR" auszufüllen. Auf den Gewinn, den Sie mit Ihrer selbständigen Tätigkeit erzielen müssen Sie, je nach Höhe Ihrer Gesamteinkünfte, Einkommensteuer bezahlen. Am besten Sie planen anfänglich mit etwa 25% Einkommensteuer und legen sich dieses Geld monatlich beiseite. 

Ich hoffe Ihnen hiermit geholfen zu haben. Melden Sie sich gerne, wenn etwas unklar geblieben ist. Für eine ausführlichere Beratung können Sie mir später gerne einen neuen Auftrag erteilen oder ich erstelle Ihnen zunächst ein Angebot, wenn Sie mir Ihre konkreten Fragen mitteilen.

Mit freundlichen Grüßen

Knut Christiansen
Steuerberater

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Kommentare

Insgesamt 2 Kommentare
Kunde
02.11.2020 00:39 Uhr
Hello Mr. Christiansen,

I understand you in German but I keep replying in English, feel free to reply back in German.

Thanks for discribing the steps however I miss an important part wich I also asked, namely the context of my eployee status, which I want to keep long term. My side hustle activity is only my second job in this case. Please specify what is the correct status of my "second job" in my case, having an 80% part time job. I researched and it´s not clear what´s the right status and what´s the difference between the different status names (freier mitarbeiter, freelancer, selbständige, etc), which then I also have to include in this Fragebogen. Please refer to my case, how does it effect my employee status.

Also, the main question is, how to issue a bill, so you are saying I only need a "USt-ID-Nummer " and that´s it, I can download a basic Rechnung Vorlage and type in my Steuernummer?

Additional questions I have more but I would like to clarify first the questions related to this request. First I want to make sure to find the exact status name in my case (simply "freelancer" or other specific name etc) and what are the steps and data (for instance: Handelsregister Berlin Charlottenburg • Eintrag 126668 B
DUNS-Nr.: 34......29 • Umsatzsteuer-ID: DE.....8 - copied from a muster Rechnung) for the first Rechnung or Rechnungen this year.

Most probably I will not realize 22.000 Eur this year, from my private activity.

I´m not sure about the percantages you meant, also the naming "Umsatzsteuter", how does it differ from "Mehrwertsteuer", when is it 16 and 19 %. For now, the only regarding question, do I have to pay the VAT or not, this year (below 22.000 Eur income), if not, then how should I write that on the Rechnung.

Please complete the missing points that I mentioned, and then let me have an exact offer for the "ausführlichere Beratung" afterwards, also in which form (phone or mail, or both) would be most efficient.

Best regards,
Bertalan Köles
Knut Christiansen
02.11.2020 08:06 Uhr
Guten Morgen Herr Köles,

gerne beantworte ich Ihre Rückfragen.

Sie bleiben mit einer 80% Teilzeitbeschäftigung in dem Bereich Angestellter, so dass Sie für diesen Bereich auch weiter Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben zahlen (diese führt Ihr Arbeitgeber für Sie ab). Nebenberuflich sind Sie mit Ihrer Tätigkeit Freiberufler. Eine Auswirkung auf Ihren Mitarbeiterstatus hat dieses jedoch nicht. Sie sind also hauptberuflich angestellt und nebeberuflich selbständig als Freiberufler.

Bezüglich Ihrer Rechnungen:
Grundsätzlich dürfen Rechnungen im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Das heißt eine einfache Word- oder Excelvorlage ist nicht ausreichend. Sie müssten hier ein Rechnungsprogramm verwenden bzw. kaufen und hier dann Ihre Daten inkl. Steuernummer einpflegen. In das Handelsregister müssen Sie sich als Freiberufler nicht eintragen. Es ist ausreichend, wenn Ihr Name, Ihre Anschrift, das Finanzamt, Ihre Steuernummer, und die Leistung auf der Rechnung vermerkt sind.

Sie wären für 2020 umsatzsteuerpflichtig, wenn Ihr voraussichtlicher Jahresumsatz über 22.000 EUR liegen würde. Erwarten Sie z.B. im Jahr 2020 für November und Dezember noch einen Umsatz von 4.000 EUR, so würde man hochgerechnet auf 4.000 EUR x 12/2 = 24.000 EUR liegen. Nur wenn Ihr Umsatz hochgerechnet unter 22.000 EUR liegt, müssten Sie in diesem Jahr keine Umsatzsteuer ausweisen. Das entspricht also einem maximalen Umsatz von 3.666 EUR (22.000 EUR : 12 Monate x 2 Monate). Liegt Ihr voraussichtlicher Umsatz darüber, so müssten Sie für Leistungen bis zum 31.12.2020 16% Umsatzsteuer in Rechnung stellen, ab dem 01.01.2021 dann 19%.

Dieses erfolgt in der Form, dass Sie auf Ihr Honorar dann die Umsatzsteuer dazu addieren:
z.B.:
Ihr Honorar netto: 2.000,00 EUR
16% Umsatzsteuer 320,00 EUR
= Rechnungsbetrag: 2.320,00 EUR

Wenn Sie unterhalb von 22.000 EUR bleiben, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. In dem Fall schreiben Sie auf Ihre Rechnung "Umsatzsteuer wird aufgrund § 19 USt nicht erhoben":

Sofern ich Ihnen aus ausführliches Angebot unterbreiten darf, müsste ich wissen, welche Leistungen in erbringen darf. Mein Stundensatz beträgt 100 EUR zzgl. Umsatzsteuer. Ich würde in diesem Fall eine schriftliche Beratung bevorzugen.

Viele Grüße!

Knut Christiansen




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