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Einkommensteuerliche Behandlung der Aufwendungen eines häusliches Arbeitszimmers

| Preis: 80 € | Einkommensteuererklärung
Beantwortet von Steuerberater Knut Christiansen in unter 1 Stunde

Sehr geehrter Herr Christiansen,

ich erziele meine Einkünfte als Ingenieur aus selbständiger freiberuflicher Arbeit, bin bei einem deutschen Finanzamt gemeldet und bin zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ich ermittle meinen Gewinn mit einer Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) und kontiere nach SKR03 von DATEV.

Ich wohne in einer Drei-Zimmer-Wohnung mit ca. 74m², wovon ich ein Zimmer mit ca. 14m² ausschließlich als häusliches Arbeitszimmer verwende, welches von der Ausstattung her mit einem Büro vergleichbar ist (Schreibtisch, Drehstuhl, Rollcontainer, Whiteboards, Regal, Aktenordner, Fachliteratur, Büromaterial, Computer, Bildschirm, Maus, Tastatur, Drucker).

Ich arbeite für mehrere Kunden in Deutschland und erbringe vor allem Beratungs- und Planungsleistungen als Ingenieur. Im laufenden Jahr 2020 habe ich mich in den Monaten Januar und Februar vor allem mit meinen Kunden in ihren Betrieben getroffen (Meetingräume/Shared Desks in Büroraumen) und dabei Anforderungen aufgenommen, beraten, technische Zeichnungen erstellt und meine Arbeitsergebnisse präsentiert. Aufgrund der Corona-Pandemie arbeite ich seit Mitte März ausschließlich remote aus meinem häuslichen Arbeitszimmer für meine Kunden.

Obwohl ich mich mit dem nachfolgenden Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen ausgiebig beschäftigt und den referenzierten Paragraphen im EStG gefolgt bin, habe ich Fragen.

Bezug: BMF-Schreiben vom 2. März 2011 (BStBl I S. 195)
GZ: IV XXXXXXXX
DOK: 2017/0XXXXXX

Da mir meine Kunden in den Monaten Januar und Februar 2020 überwiegend einen Shared Desk in ihren Betrieben zur Ausführung meiner Arbeiten zur Verfügung gestellt haben, den ich auch genutzt habe, hat mein häusliches Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung gebildet. Jedoch habe ich mein häusliches Arbeitszimmer vor allem an Wochenenden zur Weiterbildung, Projektplanung und Erledigung der Buchhaltung genutzt. Für diese betrieblichen Tätigkeiten stand mir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung weshalb ich darauf schließe, dass Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 Euro je Kalenderjahr als Betriebsausgaben abziehbar sind.

Anders schaut es für den Zeitraum Mitte März bis Dezember 2020 aus, in dem ich ausschließlich von remote aus meinem häuslichen Arbeitszimmer für meine Kunden tätig war. Mein häusliches Arbeitszimmer hat während der Zeit definitiv den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung gebildet, womit Aufwendungen in voller Höhe steuerlich berücksichtigt werden dürfen.

Der Abschnitt "IX. Nicht ganzjährige Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers" des referenzierten Dokuments regelt Änderungen der Nutzungsverhältnisse. In der Tat hat sich bei mir aufgrund der Corona-Pandemie das Nutzungsverhältnis des häuslichen Arbeitszimmers bei mir geändert. Für die Monate Januar und Februar 2020 berücksichtige ich die tatsächlichen Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer steuerlich, jedoch nur bis max. 1.250€ je Kalenderjahr, wohingegen ich für die Monate März bis Dezember 2020 die tatsächlichen Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in unbegrenzter Höhe bei der Steuer ansetze.

Einmal hypothetisch für Folgejahre:
Was wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, weil ich oft beim Kunden bin, und somit Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer nur bis höchstens 1.250€ (netto) je Kalenderjahr als Betriebsausgaben abziehbar sind. Ich kaufe mir im Laufe des Kalenderjahres Ausstattung für das häusliche Arbeitszimmer (z.B. Teppich, Gardinen, Vorhänge, Tapete, Wandfarbe etc.) und komme dabei über 1.250€. Darf ich die Vorsteuer für Ausstattung des häuslichen Arbeitszimmers dennoch geltend machen oder wird mir diese verwehrt, weil die Aufwendungen insgesamt über 1.250€ netto liegen?

Zurück zur aktuellen Realität:
Ich habe im aktuellen Wirtschaftsjahr für das häusliche Arbeitszimmer Wandfarbe, Pinsel, Farbrollen, Kreppband, eine Gardinenstange, Vorhänge sowie ein Wandregel erworben.
- Zählt das Wandregel, weil es an die Wand geschraubt wurde, zur Ausstattung des Zimmers oder kann dieses von den Betriebsausgaben abgezogen werden?
- Sind die Kosten für Pinsel, Farbrollen und Kreppband den Renovierungskosten zuzuordnen oder können diese von den Betriebsausgaben abgezogen werden?
- Sind die Aufwendungen im Monat des Bezugs anzusetzen und dabei zu berücksichtigen, ob das Arbeitszimmer zu diesem Zeitpunkt Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Betätigung war (=steuerliche Berücksichtigung der Aufwendungen in voller Höhe) bzw. nicht Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Betätigung war (=Höchstbetrag von 1.250€ netto)?

Sind laufende Kosten (v.a. Miete) für ein häusliches Arbeitszimmer z.B. während eines privaten Urlaubs von z.B. 3 Wochen absetzbar, wenn das häusliche Arbeitszimmer unmittelbar vor und nach dem Urlaub den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet?

Aufwendungen für Miete, Nebenkosten (Be- und Entwässerung, Aufzug, Gebäudeversicherung, Straßenreinigung, Mullabfuhrgebühren, Hausreinigung, Schnee- und Eisbeseitigung, Grundsteuer, Heißkosten etc.) sowie Energiekosten (Strom) setze ich ins Verhältnis von Gesamtwohnfläche zur Fläche des häuslichen Arbeitszimmers und setze diese Kosten prozentual anteilig von der Steuer ab.

Für die Nebenkosten und Energiekosten leiste ich an den Vermieter und Versorger Vorauszahlungen. Erst bei der Zusendung der Umlagenabrechnung des Vermieters und Zusendung der Jahresabrechnung durch meinen Stromanbieter im Folgejahr weiß ich, ob ich eine Gutschrift erhalte oder eine Nachzahlung leisten muss. Da ich die Abrechnung immer erst im Folgejahr für das aktuelle Jahr erhalte, will ich gerne von Ihnen in Erfahrung bringen, wie ich mit Gutschriften bzw. Nachzahlungen umzugehen habe, die mitunter das vorhergehende Kalenderjahr betreffen. In meinem konkreten Fall habe ich die Abrechnung von meinem Vermieter und Stromanbieter erst jetzt zum Jahresende erhalten, jedoch ist die Steuererklärung (EÜR) für das Vorjahr bereits an das Finanzamt versendet sowie liegt mir der Bescheid vor und die Einspruchszeit ist abgelaufen. Was also tun, einfach die Gutschrift bzw. Nachzahlung dem laufenden Jahr zuweisen, obwohl sie zumindest anteilig für das Vorjahr gilt?

Buche ich alle Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer auf das SKR03 Konto 4288 (abziehbarer Teil) bzw. 4289 (nicht abziehbarer Teil), oder buche ich die anteiligen Heizkosten auf das Konto 4230 (Heizung) sowie anteilig Strom und Wasser auf das Konto 4240 (Strom, Gas, Wasser)?

Darf ich die Vorsteuer aus der Stromabrechnung anteilig für das Arbeitszimmer bei der Umsatzsteuererklärung geltend machen?

Vielen Dank und Grüße.


Hallo und vielen Dank für die Beauftragung bei yourXpert!

Ihre Fragen möchte ich Ihnen gerne wie folgt beantworten.

Grundsätzlich sehe ich es so, dass das Arbeitszimmer bei Ihnen ganzjährig den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellt. Zwar steht Ihnen hin und wieder auch ein Arbeitsplatz beim Kunden zur Verfügung, dennoch sollten Sie hier auch Kosten über 1.250 EUR p.a. geltend machen. Denn auch wenn Sie hier mal (länger) außerhäuslich tätig waren, überwiegt doch die Tätigkeit im Arbeitszimmer (auch qualitativ). 

Zu hypothetischen Frage:
Ausstattungen/Arbeitsmittel für das häusliche Arbeitszimmer sind auch über den Betrag von 1.250 EUR hinaus als Betriebsausgabe abziehbar. Auch der Vorsteuerabzug ist Ihnen hier nicht verwehrt (das würde auch dann gelten, wenn Sie max. 1.250 EUR als Ausgabe geltend machen dürften).

Die Kosten für Ausstattung (auch das Regal) können Sie voll geltend machen, weil dieses wie ein Arbeitsmittel behandelt wird. Auch die Renovierungskosten können Sie voll geltend machen, soweit diese Materialien auf das Arbeitszimmer entfallen bzw. dafür eingesetzt werden. 

Eine Abwesenheit, z.B. Urlaub, beeinflusst die Absetzbarkeit nicht. In der Zeit bleibt es trotzdem das betriebliche Arbeitszimmer und Sie können die Aufwendungen geltend machen. 

Nachzahlungen oder Erstattungen von Nebenkosten machen Sie immer im Jahr der Zahlung bzw. der Gutschrift geltend. Im Rahmen der EÜR gilt ja das Zu- bzw. Abflussprinzip. Daher kommt es hier nur darauf an, in welchen Jahr die Zahlung/Erstattung erfolgt. 

Die Kosten können Sie insgesamt nach Aufteilungsschlüssel auf das Konto 4288 buchen. Am besten machen Sie sich dazu eine Excel-Tabelle mit sämtlichen Kosten und verteilen diese nach Flächenschlüssel. 

Den Vorsteuerabzug aus der Stromrechnung können Sie dann anteilig in der Umsatzsteuererklärung geltend machen, wenn die Rechnung auf Ihren Namen lautet. Gleiches gilt auch für Wasserlieferungen. Sollte die Rechnung auf die Hausverwaltung lauten, wäre es hier schwierig, denn die Hausverwaltung wird Ihnen keine gesonderte Rechnung mit USt-Ausweis stellen. Sollten Ihnen aber wie gesagt eine Rechnung vorliegen, dann ist der anteilige Vorsteuerabzug kein Problem. 

Ich hoffe alle Ihre Fragen beantwortet zu haben, sonst melden Sie sich bitte unbedingt, damit ich Unklarheiten beseitigen kann.

Zusammenfassend würde ich also empfehlen, dass Sie die Kosten anteilig (unbegrenzt) geltend machen.

Viele Grüße!

Knut Christiansen
Steuerberater

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Kommentare

Insgesamt 6 Kommentare
Kunde
22.12.2020 19:25 Uhr
Sehr geehrter Herr Christiansen,

unklar ist mir noch folgendes:

1. Sind die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer im Monat des Bezugs anzusetzen und ist dabei monatlich zu berücksichtigen, ob das häusliche Arbeitszimmer zu diesem Zeitpunkt Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Betätigung war (=steuerliche Berücksichtigung der Aufwendungen in voller Höhe) bzw. es nicht der Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Betätigung war (=Höchstbetrag von 1.250€ netto p.a.)?

2. Ist die Ausstattung des eigentlichen häuslichen Arbeitszimmers (z.B. Tapeten, Wandfarbe, Gardinenstange, Vorhänge, Teppich) auch auf das Konto 4288 zu buchen? Alterantiv, auf welches andere Konto sind diese Aufwendungen zu buchen?

3. Zählen Zimmerpflanzen im häuslichen Arbeitszimmer ebenfalls zur Ausstattung und sind damit ebenfalls auf das Konto 4288 zu buchen?

4. Die auf meinen Namen ausgestellte Stromrechnung habe ich im November 2020 erhalten und diese bezieht sich auf den Abrechnungszeitraum November 2019 bis Oktober 2020. Es gibt drei ausgewiesene Abrechnungs-Zeiträume mit Stromstände und dem Nettobetrag sowie darauf entfallende Umsatzsteuer:
November 2019 - Dezember 2019 (19% USt.)
Januar 2020 - Juni 2020 (19% USt.)
Juli 2020 - Oktober 2020 (16% USt.)

Das Geschäftsjahr beginnt bei mir regulär im Januar und endet im Dezember. In der bereits an das Finanzamt übermittelten EÜR für das Geschäftsjahr 2019 (Bescheid bereits erhalten, Einspruchsfrist abgelaufen) habe ich die anteiligen Abschlagszahlungen für Strom für die Monate November und Dezember 2019 einfließen lassen. Wie hoch der tatsächliche Stromverbrauch ist und die Stromkosten inkl. USt. sind, weiß ich jedoch erst jetzt nach Erhalt der Jahresabrechnung.

Lasse ich die Stromkosten aus der kürzlich erhalten Jahresabrechnung anteilig in der EÜR für das Geschäftsjahr 2020 sowohl aus dem Jahr 2019 (November/Dezember) als auch dem Jahr 2020 einfließen, oder darf ich nur den Zeitraum Januar 2020 bis Oktober 2020 aus der Rechnung sowie die Abschlagszahlungen für November/Dezember 2020 einfließen lassen?

Insbesondere ist mir unklar, was mit der Umsatzsteuer aus der kürzlich erhaltenen Stromrechnung für die Monate November/Dezember 2019 passiert. Erfolgt ein anteiliger Vorsteuerabzug dennoch im Jahr 2020, also dem Jahr in dem mir die Stromrechnung zugestellt wurde, obwohl der Stom im Vorjahr bezogen wurde?

Vielen Dank und Grüße.
Knut Christiansen
23.12.2020 08:45 Uhr
Guten Morgen,

gerne beantworte ich Ihre Rückfragen.

Zu 1) Aufwendungen, die das Arbeitszimmer direkt betreffen (Miete, Strom, Wasser, Versicherung etc) sind jährlich aufzustellen und dann ggfs. auf die Monate der unterschiedlichen Nutzung aufzuteilen. Andere Kosten wie z.B. Einrichtung, Dekoration sind zum Zeitpunkt des Anfalls anzusetzen.

Zu 2) Ausstattungen sind gesondert zu buchen. Büromöbel bis zur GWG-Grenze z.B. auf dem Konto 480, Instandhaltungen auf dem Konto 4260.

Zu 3) Zimmerpflanzen und sonstige Deko, die im Arbeitszimmer „verwendet“ werden gehören ja in die betriebliche Sphäre und würde ich auf das Konto 4280 buchen.

Zu 4) Die Stromkosten können Sie steuerlich so geltend machen, wie diese bezahlt wird. Das heißt, Sie buchen zum einen die Abschlagszahlungen mit Vorsteuerabzug in dem Monat, in dem sie bezahlt werden. Wenn sich noch ein Abrechnungsbetrag aus der Jahresabrechnung aus dem Vorjahr ergibt, buchen Sie den Restbetrag ebenfalls mit Vorsteuerabzug im Zeitpunkt der Zahlung. Die Vorsteuer aus den Zahlungen im Vorjahr (2019) hätten Sie hier aus den Abschlagszahlungen geltend machen können. Eine Korrektur im Jahr 2020 bei Endabrechnung ist insoweit nicht möglich/nötig.

Viele Grüße!
Kunde
23.12.2020 10:12 Uhr
Guten Morgen,

Ich bitte Sie noch einmal um Ihre Hilfe.

1.) Danke, beantwortet :)

2.+3.)
Mein Verständnis ist, dass es einen Unterschied zwischen einem betrieblichen Raum und einem häuslichen Arbeitszimmer gibt.

Konten für betrieblichen Raum (z.B. Büroraum):
4210 - Raummiete
4220 - Pachtzins
4230 - Heizung
4240 - Strom, Gas, Wasser
4250 - Reinigung
4260 - Instandhaltung betrieblicher Räume
4270 - Abfall, Abwasser, Straßenreinigung
4280 - sonstige Raumkosten (z.B. Zimmerpflanze)

"Sammelkonto" häusliches Arbeitszimmer:
4288 - Aufwendungen (abziehbarer Anteil)
4289 - Aufwendungen (nicht abziehbarer Anteil)

Ich verstehe daher nicht, wie Sie im Kontext eines häuslichen Arbeitszimmers auf die Konten 4260 (Renovierung) bzw. 4280 (Zimmerpflanze) schließen.

Der Randnr. 6 aus dem Dokument "2017/0224975" vom BMF entnehme ich, dass folgende Kosten zum häuslichen Arbeitszimmer gehören:
- Renovierungskosten
- Aufwendung für die Ausstattung

LEXinform von DATEV (https://apps.datev.de/dnlexka/document/5361124) schlägt vor die genannten Kostenarten auf das Konto 4288 (häusliches Arbeitszimmer) zu buchen sind.

Insbesondere "Aufwendungen für die Ausstattung" ist hier der Knackpunkt. Mit Ausstattung meine ich hier nicht einen Schreibtisch oder Bürostuhl, sondern Gegenstände wie einen Teppich, eine Gardinenstange, einen Vorhang oder eine Zimmerpflanze, also Gegenstände, die das häusliche Arbeitszimmer herrichten.

Im Kontext eines häuslichen Arbeitszimmers würde ich die Nutzung der Konten 4260 (Instandhaltung) sowie 4280 (sonstige Raumkosten) aufgrund einer klareren Trennung der Kosten sehr begrüßen, nur sind diese Konten in der EÜR anderen Felder (Ziffern) zugeordnet:

4210 - 4220: EÜR Feld 150
4230 - 4280: EÜR Feld 151
4288: EÜR Feld 172
4289: EÜR Feld 162

Bitte klären Sie mich auf.

4.)
Sind Sie sich beim Vorsteuerabzug bei Abschlagszahlungen für Strom sicher? Mein Verständnis ist, dass ich zum Vorsteuerabzug nach §15 UStG eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen muss, doch die habe ich gerade zum Zeitpunkt der Abschlagzahlung noch nicht, lediglich einen Kontoauszug mit einer Lastschrift vom Stromanbieter kann ich vorweisen.

Bitte klären Sie mich auch hier auf.

Vielen Dank und Grüße.
Knut Christiansen
23.12.2020 12:29 Uhr
Hallo!

Ich melde mich dazu noch im Laufe des Tages. Ist noch viel zu tun so kurz vor Weihnachten :-)
Knut Christiansen
23.12.2020 13:47 Uhr
Hallo,
hier noch die versprochene Rückmeldung.

Grundsätzlich haben Sie natürlich Recht: es gibt einen Unterschied zwischen einem häuslichen Arbeitszimmer und betrieblichen Räumen. Mein Ansatz der Verbuchung ist eher pragmatisch, da ich ja bei Ihnen wie geschildert davon ausgehe, dass das Arbeitszimmer bei Ihnen den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellt. Daher wäre aus meiner Sicht ein Ansatz aller anfallenden Kosten möglich. Daher würde ich die erwähnten Kosten gesondert buchen. Es spricht aber auch nichts dagegen, wenn Sie diese allesamt auf dem Konto 4288 buchen. Es bleibt dann Ihnen überlassen, wie Sie den Aufwand verbuchen (hauptsache Aufwand).

Das gilt dann auch für die Kosten für Gardinen, Zimmerpflanze oder Teppich: Sie können auch alles auf dem Konto 4288 buchen, wenn Sie strikt nach dem BMF-Schreiben vorgehen wollen. Ich persönlich würde die Kosten aber trennen und dann auch auf der EÜR anders ausweisen. Aus der Erfahrung heraus hat es hier bisher keine Probleme mit dem Finanzamt gegeben.

Was die Vorsteuer betrifft: in der Regel gibt es ja eine Vorauszahlungsrechnung, meistens im Zusammenhang mit der Jahresendabrechnung. Hier sind eigentlich die Nettobeträge und auch Umsatzsteuerbeträge ausgewiesen. Daher würde hier eine Rechnung vorliegen und mit erfolgter Zahlung würde auch der Vorsteueranspruch entstehen.

Viele Grüße!
Kunde
23.12.2020 14:12 Uhr
Jetzt ist es rund, besten Dank :)

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