Ein Fahrtenbuch dient dazu, den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung eines (dienstlichen) Fahrzeugs schlüssig nachzuweisen. Aufgrund der Aufzeichnungen kann ein individueller geldwerter Vorteil ermittelt werden, so dass die pauschale Besteuerung nach der sogenannten 1-%-Regelung nicht zur Anwendung kommt.

Meistens ist bei der Pauschalbesteuerung die Steuer meist wesentlich höher, weil monatlich 1 % des Bruttoinlandslistenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt wird. Dazu kommt als Wertansatz für die Nutzung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte monatlich 0,03 % des Bruttoinlandslistenpreises je Entfernungskilometer.

Privater Nutzungswert ist der prozentual ermittelte Anteil an den Gesamtkosten des Kfz, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht.

Gesamtkosten sind alle Nettoaufwendungen einschließlich Abschreibungen für das Fahrzeug zuzüglich auf die Aufwendungen berechnete Umsatzsteuer.

Aus Fahrleistung und Gesamtkosten ergibt sich der Aufwand je Kilometer. Dieser Kilometersatz ist Grundlage der Steuerberechnung für die Privatfahrten, zu denen auch die Fahrten zur Arbeitsstätte gehören. Dabei werden sämtliche Kosten mit dem Bruttowert angesetzt, auch die AfA für den Pkw.

Beispiel

Die Pkw-Kosten betragen brutto 10.500 € inklusive AfA. Im Jahr werden 45.000 km gefahren, davon 3.000 km privat und 12.000 km für Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Wagens beträgt
35.000 €, die Entfernung zum Büro 25 km.

Ansatz nach der Fahrtenbuchmethode:

Kosten pro km (10.500 € / 45.000 km)                                                       =      0,23 €

Geldwerter Vorteil (15.000 km x 0,23 €)                                                     =   3.450 €

Ansatz nach der 1-%-Methode:

Privatfahrten (35.000 € x 1 %) x 12 Monate                                               =    4.200 €

Fahrten zur Arbeit (35.000 € x 0,03 % x 25 km) x 12 Monate                   =    3.150 €

Lohnsteuerpflichtiger Sachbezug                                                              =    7.350 €

Das Fahrtenbuch halbiert in diesem Beispiel die steuerliche Belastung fast.

Am Ende des Jahres kann man so über das Verhältnis der privaten zu den geschäftlich gefahrenen Kilometern erkennen, wie hoch der prozentuale Anteil der privat bedingten Kfz-Kosten ist.

Bei Arbeitnehmern können für die Berechnung der Kfz-Kosten beim Lohnsteuerabzug zunächst die Kosten des Vorjahres zugrunde gelegt werden. Sofern der Arbeitgeber die Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung aus Vereinfachungsgründen aufgrund der pauschalen 1-%-Listenpreisregelung vornimmt, können Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil über die anschließende Einkommensteuererklärung nach unten korrigieren:

Der Arbeitnehmer führt während des Jahres ein Fahrtenbuch und ermittelt so die entstandenen Kosten je Kilometer. Diese Kosten muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mitteilen (Voraussetzung: Die Fahrzeugkosten werden über ein gesondertes Konto erfasst bzw. sind einzeln aufgezeichnet).

Anschließend bescheinigt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, dass die private Nutzung des Fahrzeugs bei den jeweiligen Lohnsteuerabrechnungen über die 1-%-Regelung vorgenommen wurde. Um diesen Betrag wird der Arbeitslohn auf den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen gemindert.

Dann wird der laut Fahrtenbuch berechnete niedrigere Wert als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil hinzuaddiert.

Hinweis

Wer sich für die Führung eines Fahrtenbuchs entscheidet, muss damit am ersten Tag des Geschäftsjahres (in der Regel das Kalenderjahr und somit an Neujahr) beginnen und dies über das gesamte Geschäftsjahr fortführen. Die Führung des Fahrtenbuchs zum Nachweis der tatsächlich angefallenen Fahrten und Kosten kann damit nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.

Unternehmer, Freiberufler, Landwirte oder Gesellschafter einer KG, OHG oder GbR dürfen im Gegensatz zu Angestellten die 1-%-Regel nur bei Fahrzeugen mit überwiegend betrieblicher Nutzung verwenden. Daher können Selbständige ohne Mühe pro Monat 1 % vom Listenpreis ansetzen, wenn sie einen Wagen maximal bis zu 49,9 % für Freizeit, Urlaub oder Fahrten durch Familienangehörige verwenden.

Dieser mehr als 50%ige Anteil der betrieblichen Fahrten muss nachgewiesen oder zumindest glaubhaft gemacht werden. Dafür ist nicht zwingend ein ordnungsgemäßes und mit Arbeit verbundenes Fahrtenbuch notwendig. Selbständige können den Nachweis über die betrieblichen Fahrten in jeder geeigneten Form glaubhaft machen, etwa durch Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Kunden, Eintragungen in Terminkalendern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Zum Nachweis im Quartal reicht bei betrieblichen Fahrten bereits der jeweilige Anlass und die zurückgelegte Strecke. Hinzu kommen die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Dreimonatszeitraums.

Wer also beispielsweise von August bis Oktober (oder 3 andere zusammenhängende Monate) dienstlich mehr als 50 % inklusive der Strecke zur Wohnung fährt, für den hat sich diese Mühe sogar auf Dauer gelohnt, denn der einmal errechnete betriebliche Anteil darf auch für die Folgejahre weiterhin unterstellt werden, sofern sich hier keine wesentlichen Veränderungen ergeben. In der Regel kann das ermittelte Ergebnis bis zum Verkauf des Pkw verwendet werden.

Allerdings bietet das Fahrtenbuch auch in solchen Fällen die verlässlichste Grundlage. In jedem Fall gehen Sie durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Streitereien mit dem Finanzamt von vornherein aus dem Weg.

Bei einigen Berufsgruppen wie Handelsvertretern oder Taxiunternehmern mit typischer Reisetätigkeit wird die überwiegend dienstliche Nutzung einfach unterstellt. Ansonsten reicht als Nachweis eine Auflistung der Fahrten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten oder beispielsweise bereits die Glaubhaftmachung, dass die tägliche Pendelstrecke von der Wohnung in den Betrieb mehr als die Hälfte der Gesamtfahrleistung ausmacht (denn Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb – jedoch nur einmal täglich – gelten als betriebliche Fahrten für die Beurteilung, ob eine überwiegend betriebliche Nutzung stattfindet).

Hinweis

War die Betriebsprüfung vor Ort und hat sich mit der Firma auf einen Privatanteil gütlich geeinigt, darf dieser automatisch auch für vergangene und künftige Jahre angesetzt werden. Da hier weitere Nachweise entfallen, lohnt ein geschicktes Verhandeln mit dem Finanzbeamten.